Stel: je werkt met enkele collega’s aan een cursustekst en wil mekaars werk kunnen volgen. Je kan er dan voor kiezen om afzonderlijke documenten te maken en die mekaar te mailen met versienummers. Mensen die dit al gedaan hebben kennen dan waarschijnlijk de volgende problemen:
- Je doet vaak dubbel werk
- De lay-out wordt een zootje
- Sommige delen raken zoek
- Frustraties alom …
Voor deze knoeiboel is er een oplossing en die heet ‘online samenwerken’. Hiervoor bestaan al heel wat diensten, maar veruit de bekendste en (wat mij betreft) handigste is Google Docs. Met deze gratis dienst (google-account vereist) van Google kan je online tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, tekeningen en portfolio’s maken. Bovendien kan je deze bestanden eenvoudig delen met anderen of de wereld.
Hoe werkt het?
- Alles gebeurt in je browser
- Je hebt een google-account nodig om van deze dienst gebruik te kunnen maken.
- Je kan bestaande tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties, … (.doc, .txt, .xls, .ppt, …) uploaden en gebruiken in Google docs.
- Via de ingebouwde OCR kan je pdf-bestanden omzetten naar bewerkbare tekstdocumenten.
- De documenten die je maakt, kan je delen via het internet. Anderen kunnen nu meewerken aan het document. De recentste versie blijft online.
Voordelen
- Je hebt altijd de recentste versie van een document bij de hand.
- Je hoeft geen duur software-pakket te installeren
- Gratis
- Eenvoudig real-time samenwerken
- Compatibel met de meeste office-pakketten
- Online formulieren versturen en verzamelen
Nadelen
When cooperating with others on documents, you have some possible workflows: you could choose to mail separate documents to each other. If you have done this yet, you surely encountered these problems:
- You’re sometimes doing work twice
- Lay-out becomes a mess
- Parts get missing
- Frustration …
There is a solution for this mess and it’s called online cooperating. There are a lot of services for this, but the most known (and from my opinion) the best by far is ‘Google Docs’. With this free service (google account required) you can create text documents, spreadsheets, presentations, drawings and portfolios. On top of that, you can share these online with however you want.
How does it work?
- All happens in your browser
- Google account (free) is required to create, view and adjust docs
- Existing text documents, spreadsheets and presentations can be uploaded (.doc, .txt, .xls, .ppt, …)
- True OCR pdf’s can be edited
- Docs can be shared on the internet, the most recent version remains online.
Advantages
- You always have the most recent version of your file at reach
- No expensive software install needed
- Free
- Simple real-time collaboration
- Compatible with most Office suites
- Sending and gathering forms
Disadvantages
- Internet connection needed
- 1GB max (linking to box.net possible)
- Presentations are limited
More info here
Online samenwerken aan documenten met Google – Cooperate online on documents with Google